資料下載   接聽電話留言規定.docx

1.       接聽電話及留言

(1)     電話鈴響三聲之內接聽；

(2)     用中英文報出自己的部門；

(3)     仔細聆聽對方需求，如當事人不在，主動詢問是否可以幫忙；

(4)     對方需要留言時，應仔細記錄對方單位/部門、姓名、電話及留言內容，并向對方確認一遍。

2.       處理一般性留言

(1)     一般性留言內容必須在接聽完電話后20分鐘內記錄到《市場營銷部預訂電話記錄表》，注明接聽人和通話時間；

(2)     當事人回辦公室后，接聽人有責任提醒當事人從留言本上獲悉留言內容；

(3)     當事人獲悉留言內容后，在《市場營銷部預訂電話記錄表》上簽字確認。

3.       處理緊急性留言

(1)     對于緊急性留言，接聽人有責任在5分鐘之內通知當事人；

(2)     如果無法聯系當事人，立即通知值班人員，由值班人員代為處理；

(3)     值班人員代替處理后，要在《市場營銷部值班記錄本》上注明事情全部過程。